Im Rahmen des Aufbaus des Elektronischen Urkundenarchivs befasst sich die Bundesnotarkammer mit den technischen Rahmenbedingungen des Scannens zur Aufnahme von Urkunden in die ab 1. Januar 2022 nach dem dann geltenden § 55 Absatz 2 BeurkG zu führende elektronische Urkundensammlung. Notarinnen und Notare sollen bei der Einhaltung der in § 56 Absatz 1 Satz 1 BeurkG k.F. geregelten Amtspflicht dabei unterstützt werden, durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen.
Anforderungen an die Scan- Hardware:
- Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 in Mindestauflösung 300 dpi (besser 600 dpi)
- Kein Einsatz von Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie etwa „Pattern Matching & Substitution“ oder „Soft Pattern Matching“; Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändernder Algorithmen
- Verschlüsselung der internen Datenträger
- Nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern
- Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk (insbesondere Service-Funktionen)
- Protokollierung von Systemfehlern und Konfigurationsänderungen
- Absicherung des Zugriffs durch Benutzerauthentifizierung (z. B. PIN)
- Kein FireWire-Anschluss
- Endprodukt des Scanvorgangs ist ein ISONorm-konformes PDF/A-Dokument.
- Automatischer Papiereinzug (mindestens 50 Blatt)
- Doppelblatteinzugserkennung
- Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-to-File-Funktionalität)
- Verschlüsselte Übertragung des Scanergebnisses (Transportverschlüsselung, z. B. SSL) Idealerweise verfügt das Gerät über einen Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware. Selbstverständlich muss ein Betriebshandbuch vorhanden sein.
Jede Notarin und jeder Notar wird in Zukunft jede ab einem Stichtag erstellte Urkunde digitalisieren und in „ihrer“ bzw. „seiner“ elektronischen Urkundensammlung verwahren. Die individuell verschlüsselten elektronischen Urkundensammlungen werden im Elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer geführt. Alte Urkunden können nachdigitalisiert werden.
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