📝 Anforderungen an das Scannen für das Elektronische Urkundenarchiv (EUA)

1. Einleitung und gesetzlicher Hintergrund

Im Zuge des Aufbaus des Elektronischen Urkundenarchivs (EUA) befasst sich die Bundesnotarkammer intensiv mit den technischen Rahmenbedingungen für das Scannen von Urkunden. Ziel ist die Aufnahme dieser Dokumente in die elektronische Urkundensammlung, die Notarinnen und Notare gemäß dem ab dem 1. Januar 2022 geltenden §55 Absatz 2 BeurkG führen müssen.

Die zentrale Amtspflicht, geregelt in §56 Absatz 1 Satz 1 BeurkG n.F., verlangt, dass durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sichergestellt wird, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen. Die folgenden technischen Anforderungen dienen der Unterstützung bei der Einhaltung dieser Pflicht.

2. Technische Anforderungen an die Scan-Hardware

Um die Integrität und Authentizität der elektronischen Urkunden zu gewährleisten, sind spezifische Anforderungen an die verwendete Scan-Hardware und den Digitalisierungsprozess zu erfüllen:

2.1. Scan-Qualität und Format

  • Dokumentenformat: Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3.
  • Mindestauflösung: Mindestens 300 dpi (empfohlen: 600 dpi).
  • Dateiformat: Endprodukt des Scanvorgangs muss ein ISO-Norm-konformes PDF/A-Dokument sein.

2.2. Integrität und Sicherheit des Prozesses

  • Bildveränderung: Kein Einsatz von Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen (z. B. „Pattern Matching & Substitution“ oder „Soft Pattern Matching“).
  • Algorithmen: Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändernder Algorithmen.
  • Datenträger:
    • Verschlüsselung der internen Datenträger.
    • Nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Speichern (Secure Erase).
  • Firmware: Idealerweise Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware.
  • Betriebsdokumentation: Ein Betriebshandbuch muss selbstverständlich vorhanden sein.

2.3. Netzwerksicherheit und Zugriff

  • Fernzugriff: Möglichkeit zur Abschaltung nicht autorisierter Fernzugriffe über das Netzwerk (insbesondere Service-Funktionen).
  • Schnittstellen: Kein FireWire-Anschluss.
  • Authentifizierung: Absicherung des Zugriffs durch Benutzerauthentifizierung (z. B. PIN).

2.4. Protokollierung und Management

  • Protokollierung: Protokollierung von Systemfehlern und Konfigurationsänderungen.

2.5. Komfort- und Effizienzfunktionen

  • Papiereinzug: Automatischer Papiereinzug (mindestens 50 Blatt).
  • Doppelblatteinzugserkennung.
  • Ablage: Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-to-File-Funktionalität).
  • Datenübertragung: Verschlüsselte Übertragung des Scanergebnisses (Transportverschlüsselung, z. B. SSL/TLS).

3. Aufbau des Elektronischen Urkundenarchivs

Jede Notarin und jeder Notar wird zukünftig jede ab einem bestimmten Stichtag erstellte Urkunde digitalisieren und in der eigenen, individuell verschlüsselten elektronischen Urkundensammlung verwahren. Diese Sammlungen werden zentral im Elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer geführt. Es besteht zudem die Möglichkeit zur Nachdigitalisierung alter Urkunden.

4. Ihr Partner für die EUA-konforme Digitalisierung (Werbliche Ansprache)

Die Einhaltung dieser hohen Standards ist komplex, aber essenziell für die rechtssichere Verwahrung.

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