🚌 Erfolgsgeschichte: Digitalisierung im Reiseverkehr – Bessere Qualität und mehr Effizienz

Die Herausforderung: Veraltete Drucksysteme und Qualitätseinbußen

Ein traditionsreiches, seit über 85 Jahren etabliertes Reiseunternehmen mit 15 eigenen Bussen, das Ziele in ganz Europa anfährt, stand vor einem Dilemma:

• Mangelnde Druckqualität: Die intern gedruckten Flyer und die Tageswerbung litten unter unzureichender Farbtreue. Insbesondere die Logofarben waren oft verfälscht, und Landschaftsbilder wirkten blass und leblos.
• Probleme im Rechnungswesen: Der Rechnungsdruck war durch manuelle Prozesse und den älteren Schwarzweißdrucker oft von Knitterfalten und Streifen beeinträchtigt, was einen unprofessionellen Eindruck hinterließ.
• Insellösungen: Für unterschiedliche Aufgaben (Werbung, Rechnungen, Faxen, Kopieren) wurden diverse, nicht aufeinander abgestimmte Geräte (Farbdrucker, S/W-Drucker, Fax, S/W-Kopierer) genutzt.

Unsere Lösung: Ein modernes, konsolidiertes Druck- und Dokumentenmanagement

Das Unternehmen suchte auf Empfehlung nach einem Partner, der die Druckqualität auf ein professionelles Niveau hebt und die Systemlandschaft modernisiert.

Nach einer umfassenden Analyse der Anforderungen schlugen wir eine ganzheitliche, zukunftssichere Lösung vor:

1. Werbung & Dokumentenmanagement (Zentrale):
   • Installation eines zentralen Farb-Multifunktionssystems (MFP), das sich durch höchste Farbtreue und Konstanz auszeichnet. Dies gewährleistet, dass das Logo und die Reisebilder auf allen Werbematerialien brillant und farbecht erscheinen.
   • Das MFP dient nun auch als zentrale Schnittstelle zum digitalen Scannen der Eingangspost und deren direkter Weiterleitung an die zuständigen Empfänger.
2. Buchhaltung & Rechnungsstellung (Sicher und Zuverlässig):

• • Um den Rechnungsdruck zu optimieren, installierten wir einen dedizierten, zuverlässigen A4-Schwarzweiß-Laserdrucker sowie ein A4-Multifunktionssystem (S/W).
  • Dieses MFP dient in der Buchhaltung jetzt als zentraler Punkt für das Scannen, Kopieren und digitale Archivieren von Dokumenten.
  • Optimierte Scan-Workflows: Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente können nun schnell erfasst und direkt digital abgelegt oder an die entsprechenden Mitarbeiter gesendet werden. Das manuelle Kopieren und Ablegen wurde so deutlich reduziert. (Das MFP verfügt zusätzlich über eine Faxfunktion, die direkt vom PC genutzt werden kann, was das separate Faxgerät überflüssig macht.)

Das Ergebnis: Maximale Entlastung durch den „ALL IN Vertrag“

Der Kunde entschied sich für unseren „ALL IN Vertrag“ (Mietmodell) mit einer Laufzeit von 60 Monaten.

• Garantierte Qualität und Service: Wir wurden zum zentralen Ansprechpartner für alle Druckbelange, inklusive Wartung, Service und der automatisierten Belieferung mit Verbrauchsmaterialien.
• Automatisches Gerätemanagement: Alle Systeme werden automatisch ausgelesen, um Tonerlieferungen und Zählerstand-Abrechnungen zu automatisieren.
• Maximale Verfügbarkeit: Sollte es zu einer Störung kommen, garantieren wir eine Reparatur oder einen Austausch innerhalb von maximal acht Stunden, da sich unsere empfohlenen Geräte durch geringe Ausfallzeiten auszeichnen.
• Finanzielle Vorteile: Die monatlichen Mietraten sind steuerlich absetzbar.
• Zukunftssicherheit: Nach 60 Monaten erfolgt ein automatischer Austausch der Systeme, um dem Kunden stets den neusten Stand der Technik und eine Anpassung an neue Bedürfnisse zu gewährleisten.

Fazit: Das Reiseunternehmen profitiert nun von professioneller Druckqualität, deutlich effizienteren Workflows und einer Rundum-sorglos-Betreuung seiner gesamten Dokumentenlogistik.

Nächster Schritt:

Haben Sie ähnliche Herausforderungen mit Ihren Druck- und Dokumentenprozessen? Möchten Sie Ihre eigene Erfolgsgeschichte auf Ihrer Webseite präsentieren?

Fallbeispiel Reiseunternehmen

🛠️ Erfolgsgeschichte: Digitalisierung im Handwerk – Drucken im Großformat

Die Herausforderung: Hohe Kosten und fehlende Farb-/Großformat-Fähigkeit

Ein etabliertes Unternehmen aus der Sanitärbranche mit 13 Mitarbeitern stand vor der Herausforderung, seine veraltete Druckinfrastruktur zu modernisieren:

• Veraltete Insellösungen: Für den Druck von Rechnungen, Lieferscheinen und Kundendienstaufträgen wurde ein teurer A4-Schwarzweiß-Laserdrucker genutzt. Zusätzlich war ein älteres, zentrales Kopiersystem im Einsatz.
• Massive Kostenbelastung: Der Kunde bemängelte die übermäßig hohen Kosten für Verbrauchsmaterialien (Trommeln und Toner) des A4-Systems.
• Wachsende Anforderungen: Der Anteil an Dokumenten, die farbig gedruckt werden mussten, stieg stetig an (z. B. technische Zeichnungen, Marketingmaterial). Eine adäquate Lösung für Farbdruck fehlte.

Das Erstgespräch: Schnelle Reaktion und klare Ziele

Der erste Kontakt entstand auf einer unserer Hausmessen, die den Fokus auf Kostenoptimierung, Effizienzsteigerung und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei der Archivierung legte.

• Fokus auf den Mehrwert: Im persönlichen Gespräch konnten wir schnell die spezifischen Bedürfnisse des Handwerksbetriebs identifizieren. Die Hauptziele waren: Kosten senken, Farbfähigkeit integrieren und Zeichnungen professionell darstellen können.
• Agile Umsetzung: Da der Kunde eine schnelle und konkrete Lösung wünschte, konnten wir bereits in derselben Woche einen Termin zur Besprechung eines maßgeschneiderten Angebots vereinbaren.

Die Lösung: Ein zentrales Farb-Multifunktionssystem mit Spezialfunktionen

Unser Vorschlag konzentrierte sich auf ein einziges, leistungsstarkes, zentrales Farb-Multifunktionssystem (MFP), das alle bisherigen Geräte ersetzt und die kurzen Wege in den Büros optimal nutzt.

• Zentralisierung aller Dokumente: Das neue MFP übernimmt zentral den Druck von Rechnungen, Lieferscheinen und Kundendienstaufträgen.
• Spezialisierte Druckfähigkeiten für die Branche: Der größte Mehrwert liegt in den erweiterten Funktionen:
  • A3-Farbdruck: Der Kunde kann CAD-Zeichnungen zukünftig direkt in Farbe auf A3 ausdrucken – ideal für die Baustellenplanung und interne Besprechungen.
  • Bannerdruck: Durch die Banner-Druckfunktion können nebeneinander liegende Fotos oder Zeichnungen auf einer Länge von bis zu 1,20 m und 29,7 cm Breite gedruckt werden – perfekt für Panoramaansichten oder Bauabschnitte.

Das Ergebnis: Kostenkontrolle und Rundum-Sorglos-Service

Der Kunde entschied sich nach Jahren des Gerätekaufs erstmals für die Miete via „ALL IN Vertrag“.

• Vorhersehbare Kosten (ALL IN): Die monatliche Pauschale deckt alle Kosten ab, die bisher unkalkulierbar waren. Enthalten sind die Hardware, der gesamte Service sowie alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln, Verschleißteile wie Einzugsrollen) und die Technikerarbeitszeit.
• Automatisches Gerätemanagement: Durch unser Management-System erfolgt die automatische Tonerlieferung und die Abrechnung der Zählerstände. Der Kunde muss sich nicht mehr um die Bestellung kümmern.
• Entlastung und Fokus: Durch diese Umstellung konnte das Unternehmen seine internen Prozesse verschlanken, die Druckqualität massiv steigern und sich wieder vollständig auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

Fallbeispiel Sanitär Unternehmen