Follow Me Print oder keine Hast mehr zum Drucker zu kommen

Wer kennt das nicht im täglichen Büroleben. Eine vertrauliche Information, ein persönliches Dokument soll gedruckt werden. Der nächste Drucker steht uneinsehbar einige Räume weiter. Schnell den Druckjob ausgelöst und dann eiligst zum Drucker, damit niemand ein Blick auf den Ausdruck werfen kann. Dort angekommen stellt man fest, das einige Kollegen die gleiche Idee hatten und das war es dann mit dem Datenschutz.

Wie wäre es aber, wenn der Druckjob direkt am Bürodrucker ausgelöst werden könnte oder noch besser an jedem Drucker im gesamten Netzwerk des Unternehmens? Damit würde man sich den Sprint zum Multifunktionsgerät sparen und auch zeitlich flexibel den Druck auslösen können, sogar an jedem beliebigen Standplatz.

Die Lösung heißt „Follow Me Print“, der personifizierte Druckjob, örtlich und zeitlich nach individuellen Bedürfnissen anpassbar.

Wie ist die Funktionsweise und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Zur Umsetzung der „Follow Me“ Funktion, wird ein Druckserver benötigt. Dieser Druckerserver verwaltet die Benutzeranmeldung, Rechteeinstellung und Funktionsfreigabe für jeden Benutzer. Ebenso laufen über diesen Druckserver alle Druck bzw. Scanaufträge der sich im Netzwerk befindlichen Drucksysteme. Einige Druck- und Multifunktionssysteme bieten die sogenannte Embedded Terminal Funktion.

Diese Funktion integriert die grafische Oberfläche zur Anmeldung am Drucksystem und „Follow Me“ Lösung. Beim Follow-Me-Verfahren wird der Auftrag nicht sofort an einen Drucker weitergegeben. Stattdessen wird das Dokument in eine „virtuelle Warteschlange“ gedruckt und dort so lange zwischengespeichert, bis es an einem beliebigen hierfür ausgestatteten Gerät freigegeben wird. Der tatsächliche Drucker wird also erst in dem Moment bestimmt, in dem der Auftrag auch wirklich ausgegeben wird und nicht schon im Druckdialog des Anwendungsprogramms.

Ebenfalls können Kostenstellen beziehungsweise Druckguthaben für jeden Benutzer hinterlegt werden. Die entstehenden Kosten, werden einer Kostenstelle zugeordnet oder erst vom Druckkonto abgezogen, wenn der Auftrag am Drucker freigegeben wird. Durch die Benutzerverwaltung können jedem Benutzer Rechte vergeben werden um zum Beispiel die Farbdruck- oder Kopierfunktion am Gerät zu sperren oder frei zu geben. Die entstehenden Reportdaten können zur Weiterverwendung in andere Berichts- und Abrechnungs-Applikationen exportiert und somit die Druckkostenabrechnung automatisiert werden.

FollowMe® ist ein unerlässliches Hilfsmittel zur Verringerung der Umweltbelastung, denn es hilft Unternehmen den CO2-Ausstoß zu verringern.

  • Ausdruck erst nach Authentifizierung am Ausgabesystem via PIN-Kennzahl, Chipkarte oder biometrischer Identifikation
  • Mehrfach benötigte Dokumente können als Favoriten markiert werden
  • Einfaches Management der gespeicherten Druckvorgänge
  • Flexibilität in der Auswahl eines beliebigen Druckortes und der Druckzeit innerhalb der eingebundenen Systeme
  • Löscht auf Wunsch nicht abgeholte Aufträge vom Server
  • Ermöglicht identifizierten Benutzern, Druckvorgänge im Ganzen („ID and print“) oder nach Auswahl durchzuführen und als Favoriten zu markieren