Eingangsrechnungen verteilen, bearbeiten und freigeben – Zeitaufwand?

Sie bekommen immer noch ausschließlich Papierrechnungen? Eingangsrechnungen bearbeiten, heißt daher immer noch, dass eine Rechnung zur Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergegeben und als Kopie und Original in diversen Aktenordnern abgelegt wird. Der Zeitaufwand dafür ist nicht unerheblich: Nach aktuellen Studien können 16-23 Minuten pro Papierrechnung angesetzt werden. Mittels Dokumentenmanagement-System (DMS) kann dieser Prozess automatisiert und beschleunigt sowie Eingabefehler vermieden und die Zeiteinheiten auf 5-7 (!) Minuten verkürzt werden.

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) digitalisieren, automatisieren und optimieren Sie Ihren Rechnungsworkflow. Allein die elektronische Verteilung der Rechnungen spart schon viel Zeit.

Die Rechnung muss nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter verteilt werden, sondern wird eingescannt und elektronisch an alle Mitarbeiter geschickt, die in den Freigabeprozess involviert sind. So ist die Rechnung innerhalb von Sekunden bei den Sachbearbeitern und kann parallel von den Beteiligten am Bildschirm eingesehen, bearbeitet und freigegeben werden. Elektronisch und konform mit den gesetzlichen Richtlinien.


Kein Skonto-Verlust mehr!

Die elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen erhält die Kontrolle über alle Fristen und Termine. Ist zum Beispiel ein Mitarbeiter verhindert, bleibt die Rechnung nicht mehr unbemerkt , sondern wird rechtzeitig vor Ablauf der Skontofrist an einen Kollegen weitergeleitet, der die Bearbeitung nahtlos übernehmen kann.Kein unnötiger Skonto-Verlust und Mahngebühren mehr.


Eingangsrechnungen erfassen und prüfen lassen – Automatisch!

Die zeitaufwändige Eingabe der Rechnungsdaten kann mit einem Dokumentenmanagement-System komplett entfallen. Die Rechnungen werden nach dem Einscannen von einer Texterkennungssoftware (OCR) erfasst. Das DMS erkennt die einzelnen (Meta-)Daten wie Absender, Datum, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge und speichert sie nach einer Plausibilitätsprüfung zusammen mit dem Dokument. Mithilfe der Metadaten kann die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft werden.

Revisionssichere Ablage

Die Ablage der Rechnung erfolgt automatisch in Verzeichnissen, die nach Datum, Lieferant oder Kostenstelle eingeteilt sind. Ein großer Vorteil der elektronischen Aufbewahrung liegt neben gesparten Lagerkosten auch darin, dass Sie die gesuchten Dokumente schneller finden. Statt Aktenordner zu durchsuchen, geben Sie einfach die gesuchte Rechungsnummer oder ein inhaltliches Stichwort in die Suchmaske des DMS ein und erhalten die gewünschte Information in wenigen Sekunden direkt auf dem Bildschirm.


Automatische Rechnungsverarbeitung rechnet sich!

  • Zeitgewinn
  • Skonto / Mahngebühren
  • Revisionssicher
  • Schneller Zugriff
  • Raumgewinn