📧 E-Mails und GoBD: 10 Leitsätze für die revisionssichere Handhabung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln auch den Umgang mit steuerrelevanten E-Mails. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist für eine Betriebsprüfung essenziell.

1 E-Mails sind aufbewahrungspflichtig

E-Mails, die die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllen, sind entsprechend den GoBD aufbewahrungspflichtig.
Aufbewahrungspflichtige Bestandteile können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre und für Rechnungen/Buchungsbelege acht Jahre (Anmerkung: Die allgemeine Frist für Buchungsbelege ist 10 Jahre, aber es gibt Verkürzungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV).

2 E-Mails sind elektronisch aufzubewahren

Als originär elektronische Dokumente müssen E-Mails ausschließlich elektronisch aufbewahrt werden.
Der bloße Ausdruck in Papierform genügt den Anforderungen grundsätzlich nicht.

3 Dateianhänge sind im Original aufzubewahren

Dateianhänge sind grundsätzlich im Originalformat aufzubewahren.
Bei einer Konvertierung dürfen die Auswertungs- bzw. Recherchemöglichkeiten nicht eingeschränkt werden.
Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt aufbewahrt werden.

4 E-Mail lediglich als Transportmittel (Aktualisiert durch E-Rechnung)

Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei (z. B. eine Rechnung) und enthält keine weiteren steuerrelevanten Informationen, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden.
Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht dann aus.
Ergänzung E-Rechnung: Bei E-Rechnungen (§ 14 UStG) ist es ausreichend, nur den strukturierten Teil (z. B. XML) aufzubewahren. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils (z. B. PDF-Teil einer hybriden Rechnung) ist nur erforderlich, wenn dieser zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält (z. B. Buchungsvermerke).

5 E-Mails sind zu indexieren

E-Mails müssen mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein (Grundsatz der Ordnung).
Es muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.

6 E-Mails sind unverändert zu archivieren

Die reine Ablage im Mailsystem oder Dateisystem reicht in der Regel nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen, sofern keine zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen ergriffen werden.
Der Einsatz von Dokumentenmanagement- bzw. Archivsystemen (DMS) wird empfohlen, da sie den Nachweis der Unveränderbarkeit und des Nachvollzugs von Änderungen deutlich erleichtern.

7 Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben

Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail muss das neue Format ebenfalls volltextrecherchierbar bleiben
Die maschinelle Auswertbarkeit des Dateianhangs muss erhalten bleiben.
Steuerlich relevante E-Mail-Attribute bzw. -Eigenschaften müssen grundsätzlich erhalten bleiben.

8 Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren

Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Die Dokumentation muss insbesondere darlegen, wie die GoBD-Ordnungskriterien umgesetzt wurden.
Sie muss verständlich, in angemessener Zeit nachprüfbar sein, fortgeschrieben (versioniert) und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

9 E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Steuerlich relevante E-Mails unterliegen dem erweiterten Recht auf Datenzugriff der Außenprüfung (Z1, Z2, Z3).
Der Betriebsprüfer darf E-Mails im Rahmen einer Volltextsuche recherchieren und maschinell auswerten.
E-Mails mit steuerlicher Relevanz sind getrennt von nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufzubewahren.

10 Rechnungen als E-Mail sind zulässig (Aktualisiert)

E-Mails können als elektronische Rechnungen fungieren und berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Dient die E-Mail nur als Briefumschlag für eine Rechnung (z. B. PDF-Datei) ohne ergänzende Angaben, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden.
Enthält die E-Mail jedoch ergänzende Angaben zur Rechnung (z. B. abweichende Zahlungskonditionen), ist sie ergänzend zu archivieren.
Aktuelle Klarstellung: Werden Buchungsbelege in Form eines strukturierten Datensatzes (wie E-Rechnungen) empfangen, ist nur eine inhaltliche und keine bildliche Übereinstimmung zur Aufbewahrung erforderlich.

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