🖨️ Pull Printing – Sicher und Flexibel Drucken im Unternehmen

(Produkte: uniFLOW, Epson Print Admin oder vergleichbare Lösungen)

Wer kennt das nicht im täglichen Büroleben? Eine vertrauliche Information oder ein persönliches Dokument soll gedruckt werden. Der nächste Drucker steht uneinsehbar einige Räume weiter. Man löst den Druckjob aus und eilt zum Drucker, um sicherzustellen, dass niemand einen Blick auf den Ausdruck wirft. Dort angekommen stellt man fest, dass andere Kollegen die gleiche Idee hatten und der Ausdruck liegt frei zugänglich im Ausgabefach – das war es mit dem Datenschutz.

Die Lösung: Pull Printing

Wie wäre es, wenn der Druckauftrag erst am Ausgabegerät Ihrer Wahl freigegeben werden müsste? Die Lösung ist „Pull Printing“ (auch als Follow Me Print oder Print & Follow bezeichnet). Es handelt sich um einen personifizierten Druckjob, der örtlich und zeitlich nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassbar ist.

Sie können den Druckauftrag von jedem beliebigen Standort im Unternehmensnetzwerk absenden und ihn flexibel an jedem freigeschalteten Multifunktionsgerät (MFP) oder Drucker im gesamten Netzwerk abholen. Dies erspart Ihnen den Sprint zum Gerät und gewährleistet maximale Flexibilität und Vertraulichkeit.

Funktionsweise und technische Voraussetzungen

Zur Umsetzung der „Pull Printing“ Funktion ist eine zentrale Komponente erforderlich, in der Regel ein Druckserver (physisch, virtuell oder in der Cloud).

  1. Virtuelle Warteschlange: Beim Auslösen des Druckvorgangs wird das Dokument nicht direkt an einen bestimmten Drucker gesendet. Stattdessen wird es verschlüsselt in einer „virtuellen Warteschlange“ (auch als „Secure Print Queue“ bezeichnet) auf diesem zentralen Server zwischengespeichert.
  2. Authentifizierung: Der Benutzer geht zu einem beliebigen, in die Lösung integrierten Ausgabesystem (Drucker/MFP). Dort identifiziert er sich direkt am Gerät. Dies geschieht typischerweise über:
    • Chip-/RFID-Karte (z. B. der Mitarbeiterausweis).
    • PIN-Code oder Passwort.
    • Biometrische Identifikation (z. B. Fingerabdruck).
    • Mobile Geräte (z. B. über eine App oder Web-Client).
  1. Freigabe: Erst nach der erfolgreichen Authentifizierung wird der tatsächliche Drucker bestimmt und der Benutzer kann seine gespeicherten Aufträge am Display auswählen, anpassen und freigeben.

Einige Multifunktionssysteme verfügen über eine „Embedded Terminal Funktion“, die eine integrierte grafische Oberfläche zur Anmeldung und zur Interaktion mit der Follow-Me-Lösung bietet (wie z. B. bei uniFLOW oder Epson Print Admin).

Vorteile im Überblick

🔒 Sicherheit und Datenschutz

  • Vertraulicher Druck: Dokumente werden erst nach persönlicher Authentifizierung am Ausgabegerät gedruckt und können sofort entgegengenommen werden. Es bleiben keine vertraulichen Ausdrucke unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen.
  • Zugriffskontrolle: Die Benutzerauthentifizierung schützt das Gerät vor unbefugter Nutzung für Druck-, Kopier- und Scan-Funktionen.

💲 Kostenkontrolle und Reporting

  • Kostenstellenabrechnung: Die entstehenden Kosten (Druck, Kopie, Scan) können einer Kostenstelle, einem Projekt oder dem Druckguthaben des Benutzers zugeordnet und erst bei Freigabe abgezogen werden.
  • Regel-basiertes Drucken: Über die Benutzerverwaltung können Regeln definiert werden, z. B. um den Farbdruck oder die Duplex-Einstellung (beidseitig) zu steuern oder zu sperren.
  • Transparenz: Detaillierte Reportdaten über das Nutzungsverhalten ermöglichen eine automatisierte Kostenabrechnung und die Optimierung der gesamten Druckerflotte.

🌍 Nachhaltigkeit und Effizienz

  • Reduzierung von Papierverschwendung: Nicht abgeholte oder unnötige Aufträge können vor dem Drucken vom Server gelöscht werden, was den Verbrauch von Papier und Toner drastisch senkt.
  • Umweltfreundlich: Durch die Vermeidung unnötiger Ausdrucke und die Förderung von Duplex-Druck leistet Follow Me Print einen Beitrag zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks (u. a. Reduzierung des CO2-Ausstoßes).

🚀 Produktivität und Flexibilität

  • Druck-Roaming: Unabhängigkeit vom Standort – der Druckauftrag kann an jedem beliebigen und gerade freien Gerät im Netzwerk abgeholt werden.
  • Ausfallsicherheit: Fällt ein Drucker aus, kann einfach auf das nächste verfügbare Gerät ausgewichen werden.
  • Erweitertes Management: Häufig benötigte Dokumente können als Favoriten markiert und das Management der gespeicherten Druckvorgänge (Löschen, Ändern) vereinfacht werden.