Sie kämpfen immer noch mit Papierrechnungen? Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen bedeutet oft, dass Dokumente zur Prüfung und Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern und in diversen Aktenordnern abgelegt werden.
Der Zeitaufwand hierfür ist enorm: Aktuelle Studien zeigen, dass 16–23 Minuten pro Papierrechnung anfallen können.
Die Aktefix-Lösung:
Mit dem Dokumentenmanagement-System Aktefix kann dieser Prozess automatisiert und beschleunigt werden. Aktefix hilft Ihnen, Eingabefehler zu vermeiden und die Bearbeitungszeit pro Rechnung drastisch auf 3–5 Minuten zu verkürzen.
🧠 KI-Booster: Automatische Erfassung und Prüfung
Die zeitaufwändige, manuelle Eingabe der Rechnungsdaten entfällt dank der neuen KI-Funktionen in Aktefix komplett.
- Intelligente Extraktion: Nach dem Einscannen werden die Rechnungen sofort von der KI-basierten Texterkennung (OCR) erfasst.
- Intelligent Indexing: Aktefix nutzt modernste KI-Technologie, um die relevanten (Meta-)Daten wie Absender, Datum, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge deutlich präziser zu erkennen und zu extrahieren.
- Plausibilitätsprüfung: Mithilfe dieser automatisch gewonnenen Metadaten kann die Rechnung schnell und zuverlässig sachlich und rechnerisch geprüft werden. Intelligent Indexing ersetzt somit an vielen Stellen die händische Dateneingabe und schont wertvolle Personal-Ressourcen.
💸 Skonto-Verluste gehören der Vergangenheit an
Die digitale Erfassung der Eingangsrechnungen mittels Aktefix gewährleistet die volle Kontrolle über alle Fristen und Termine.
Ist ein Mitarbeiter verhindert, bleibt die Rechnung nicht liegen, sondern wird dank definierter Workflows rechtzeitig vor Ablauf der Skontofrist automatisch an einen Kollegen weitergeleitet. Dadurch verhindern Sie unnötige Skonto-Verluste und Mahngebühren.
📁 Revisionssichere Ablage und schneller Zugriff
Die Ablage der Rechnungen erfolgt in Aktefix automatisch in digitalen, revisionssicheren Verzeichnissen, die nach Kriterien wie Datum, Lieferant oder Kostenstelle organisiert sind.
| Bereich | Profitieren Sie von: |
| Effizienz | Enormer Zeitgewinn durch Workflow-Automatisierung |
| KI-Unterstützung | Präzise Belegerkennung und Datenauszug (Intelligent Indexing) |
| Kosten | Vermeidung von Skonto-Verlusten und Mahngebühren |
| Rechtssicherheit | Revisionssichere und gesetzeskonforme Ablage |
| Zugriff | Schneller, zentraler Zugriff auf alle Dokumente |
| Ressourcen | Raumgewinn durch Reduzierung physischer Akten |
Das Video AKTEFIX KI+ Stammakten neu gedacht zeigt, wie Aktefix mit KI-Funktionen die Verwaltung der digitalen Akten als Herzstück der Dokumentenverwaltung optimiert. Der große Vorteil der elektronischen Aufbewahrung ist der schnellere Zugriff: Statt Aktenordner zu durchsuchen, geben Sie einfach die gesuchte Rechnungsnummer oder ein inhaltliches Stichwort in die Suchmaske von Aktefix ein und erhalten die gewünschte Information in Sekundenschnelle direkt auf dem Bildschirm.