🚌 Erfolgsgeschichte: Wie ein Traditions-Reiseunternehmen durch modernes Druckmanagement Fahrt aufnimmt
Vom veralteten Gerätepark zur digitalen Überholspur: Erfahren Sie in diesem Praxisbeispiel, wie Qualität und Effizienz den Büroalltag revolutionieren.
Seit über 85 Jahren schafft unser Kunde unvergessliche Reisemomente in ganz Europa. Doch während die 15 eigenen Busse modernsten Standards entsprachen, bremste die interne Bürotechnik das Unternehmen massiv aus. Wir standen vor einer spannenden Herausforderung: Wie vereint man gelebte Tradition mit digitaler Effizienz?
Die Ausgangslage: Wenn die Technik den Fortschritt stoppt
Trotz des Erfolgs auf der Straße kämpfte das Team im Büro mit einem „Flickenteppich“ an Geräten. Diese Situation führte zu täglichen Hürden:
- Blasse Werbung: Flyer und Tagesangebote litten unter einer falschen Farbwiedergabe. Anstatt Vorfreude auf den Urlaub zu wecken, wirkten Bilder oft leblos. Sogar das Firmenlogo erschien farblich verfälscht.
- Unprofessionelle Rechnungen: Veraltete Schwarz-Weiß-Drucker verursachten Streifen und Knitterfalten. Das erzeugte ein negatives Image im wichtigen Rechnungswesen.
- Komplizierte Insellösungen: Ein Sammelsurium aus Faxgeräten, Kopierern und Druckern verursachte hohen Wartungsaufwand. Deshalb waren die Arbeitsabläufe unnötig kompliziert.
Unsere Lösung: Einfacher, moderner und voll automatisiert
Zuerst führten wir eine detaillierte Analyse durch. Danach haben wir die gesamte Systemlandschaft nicht nur ausgetauscht, sondern strategisch völlig neu aufgestellt.
1. Brillanz für das Marketing
Im Zentrum steht nun ein leistungsstarkes Farb-Multifunktionssystem. Daher profitiert das Marketing jetzt von höchster Farbtreue bei Flyern und Aushängen. Das Firmenlogo erstrahlt perfekt und die Landschaftsbilder wecken sofort Fernweh. Zusätzlich dient das System als digitale Poststelle. Das bedeutet, dass Mitarbeiter die Eingangspost zentral scannen und sofort digital an die richtigen Kollegen verteilen.
2. Zuverlässigkeit für die Buchhaltung
Für das Rechnungswesen haben wir spezialisierte Geräte installiert: Ein robustes S/W-System sowie einen schnellen Laserdrucker.
- Nie wieder Papierchaos: Das Team scannt Rechnungen und Belege jetzt blitzschnell und archiviert diese digital.
- Modernes Faxen: Wir haben das alte Faxgerät abgeschafft. Nun verschicken die Mitarbeiter Faxe bequem und direkt vom PC aus.
- Professionelle Optik: Jede Rechnung verlässt das Haus in tadelloser Qualität – ganz ohne Streifen oder unschöne Falten.
Das Ergebnis: Maximale Sicherheit durch den „ALL IN Vertrag“
Der Kunde entschied sich für unser Rundum-sorglos-Mietmodell über 60 Monate. Dieser Schritt bietet klare Vorteile:
- Planungssicherheit: Feste monatliche Raten schonen das Budget und sind steuerlich voll absetzbar.
- Schnelle Hilfe: Wir garantieren eine Reparatur oder den Austausch innerhalb von maximal acht Stunden. Deshalb gibt es praktisch keine Ausfallzeiten mehr.
- Intelligente Automatisierung: Das System übermittelt Zählerstände und Toner-Bestellungen völlig selbstständig. So ist immer genug Material vorhanden, bevor der Vorrat zur Neige geht.
- Immer aktuell: Nach fünf Jahren tauschen wir die Geräte automatisch gegen die neueste Technologiegeneration aus.
Fazit: Durch unsere maßgeschneiderte Lösung steigerte das Reiseunternehmen die Qualität seiner Außenwirkung massiv. Gleichzeitig spart die Verwaltung nun wertvolle Arbeitszeit, die sie lieber in die Planung neuer Reisen investiert.